A pandemia impôs uma série de dificuldades e adaptações ao dia a dia das empresas. O home office, por exemplo, virou uma realidade cada vez mais comum no Brasil. Com isso, a integração dos novos funcionários se tornou um desafio bem maior para as equipes de comunicação interna. Afinal, como integrar de forma eficiente os colaboradores, mesmo que à distância?

Antes, vamos entender melhor o que é a integração e a sua importância para a companhia.

O que é a integração?

A integração, também conhecida como processo de onboarding, é praticamente a primeira experiência interna do colaborador com a empresa, com os colegas de trabalho e com as novas ferramentas, como se fosse uma porta de entrada. É neste momento que acontece o alinhamento com a visão, missão, valores e outros fatores da cultura organizacional.

Trata-se da impressão que o novato tem logo quando chega. Por isso, problemas na integração podem acarretar em ruídos na comunicação, gerando dúvidas e incertezas no funcionário.

De acordo com uma pesquisa realizada pela Onboardia, empresa especializada em integração e treinamentos, 75% dos funcionários que saem satisfeitos do programa de inserção se tornam leais às empresas em que trabalham.

Quer evitar frustações nos recém-contratados? Acerte no processo de onboarding!

Como fazer a integração em home office?

Como você viu acima, o processo de integração é bem importante para facilitar os primeiros passos do colaborador na empresa. Com o home office, o modelo de recepção precisa ser adaptado às plataformas digitais. E como os líderes da comunicação interna da companhia devem lidar com isso?

Acompanhe algumas dicas para aplicar um processo de integração remoto eficiente:

Defina bem os cargos e funções

É essencial que o colaborador saiba exatamente qual é o seu papel na empresa. Caso os cargos e as funções estejam bem definidas, é possível criar um material detalhado e objetivo que mostrará a estrutura da qual o funcionário fará parte dentro da companhia.

Bom planejamento em primeiro lugar

Organização é importante em qualquer tarefa, mas no processo de integração é imprescindível. Afinal, o planejamento precisa estar já preparado antes de receber o novo colaborador.

Então, tenha sempre na ponta da língua as respostas para as seguintes questões: será enviado um kit de boas-vindas? Um vídeo será produzido para apresentar os novos reforços? Quais materiais serão necessários para o funcionário começar a trabalhar? De qual equipe ele fará parte?

Os sistemas também precisam estar configurados antecipadamente, como e-mail e informações de login, pois isso permite que o colaborador se integre mais rapidamente à cultura e às atividades da empresa.

Adapte a comunicação para as plataformas digitais

Já que os encontros presenciais devem ser evitados neste momento, é importante que a integração seja adaptada corretamente para os meios digitais. Os materiais que antes seriam repassados presencialmente precisam ser compartilhados via aplicativos, videochamadas, e-mail, comunicados na intranet, etc.

Lembre-se: nem todos trabalham sob as mesmas condições. Isso significa que os aspectos técnicos devem ser avaliados antecipadamente. Precisa compartilhar algum vídeo com o novo funcionário? Priorize os arquivos mais leves, que levem menos tempo para carregar. O conteúdo também deve ser de fácil entendimento, de preferência.

Confira algumas plataformas digitais que podem ser utilizadas na integração e também no cotidiano da empresa:

• Zoom: uma das mais clássicas e usadas plataformas de videoconferência. Ela é gratuita, permite reuniões de até 40 minutos e aceita até 100 participantes na mesma chamada.
• Google Meet: integrado ao Google Workspace, o Meet é outro recurso eficiente e seguro para as videoconferências. Basta criar a reunião e compartilhar o link, sem se preocupar se os colegas de equipe têm a conta ou os plug-ins certos.
• Google Hangouts: outra plataforma do Google que permite realizar videoconferências, trocas mensagens e realizar ligações telefônicas. Como não exige instalação, basta acessar a ferramenta diretamente do navegador. É rápido, fácil e intuitivo.
• Slack: ao contrário das plataformas citadas anteriormente, o Slack é mais direcionado à comunicação diária da equipe. Com ela é possível separar as conversas pelas áreas da empresa: ou seja, ideal para a integração do funcionário em seu novo time.

Acompanhe bem o funcionário nas primeiras semanas

As dúvidas são comuns quando iniciamos nossas atividades em uma nova empresa, mesmo no home office. Por isso, assegure que o novo funcionário esteja sempre bem amparado. Se possível, disponibilize um representante para realizar treinamentos constantes.

Para soluções mais imediatas, a criação de um fórum pode ser um bom caminho, disponibilizando respostas para as dúvidas mais frequentes ou até mesmo as mais específicas.

Reuniões semanais ou quinzenais também são importantes para alinhar as expectativas. Já as conversas diárias podem ser usadas para acompanhar desenvolvimentos comportamentais do funcionário.

Integração deve ser contínua

Os processos de integração costumam ser longos, com semanas ou até meses de duração, o que faz com que a adaptação seja contínua e melhore a cada dia.

Já que o retorno aos escritórios ainda é incerto por conta da pandemia, é importante incentivar que a equipe – principalmente os novos colaboradores – conversem mais durante a jornada de trabalho, mas não apenas sobre atividades profissionais.

O Slack, por exemplo, permite que os colaboradores criem suas próprias salas para conversar sobre temas diversos. São estes momentos de lazer e descontração que podem impactar positivamente na produtividade e no empenho do time e ajudam na adaptação dos novos integrantes.

Por: Gabriel Prince