Sempre que você for pensar em qualquer veículo de Comunicação Corporativa, como uma Newsletter, será preciso fazer algumas perguntas. A quem se destina? O que eu quero comunicar? Quando eu quero comunicar?
Só a partir dessas definições, sem as quais não há gênio da comunicação que dê jeito, será possível passar à próxima etapa, que é escolher qual o canal ideal para passar sua mensagem.
Uma Newsletter, seja física ou eletrônica, é um veículo bastante utilizado no mundo corporativo e que, normalmente, supre muito bem as necessidades de comunicação por possibilitar espaços para assuntos diversificados.
Atualmente, depois da chegada das ferramentas de MKT Digital, esses veículos também servem como geradores de conteúdo, funcionando como matéria-prima para as ferramentas de busca fazerem seu papel no mundo virtual.
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No entanto, como falamos no primeiro parágrafo, é fundamental responder às questões sobre quem, o que e quando.
O primeiro passo pode ser a formação de um Conselho Editorial, de preferência formado por lideranças das áreas que serão impactadas pelo veículo. São esses líderes que, normalmente, têm as respostas para as três perguntas fundamentais. Afinal, eles estão na ponta do processo, quase sempre no dia a dia do público-alvo.
Também é importante nesse momento a participação de profissionais de diversos níveis hierárquicos da empresa, para que as mensagens estejam alinhadas previamente e para que a definição das pautas aconteça de comum acordo.
Isso pode parecer óbvio, mas é o melhor caminho para evitar que uma área apareça ou participe com peso desigual em detrimento de outras. O equilíbrio editorial, aliás, é parte do sucesso de um bom veículo de comunicação.
Formado esse Conselho Editorial, passa-se à definição das pautas, ou seja, dos assuntos e das editorias que farão parte da Newsletter. E aí, o céu é o limite. Uma boa reunião de pauta tem que ser arejada o suficiente para que todos entendam seu papel na comunicação e para a definição não apenas dos assuntos, mas também da linguagem que será utilizada.
Uma vez estabelecida a pauta, a definição das fontes, ou seja, de quem detém as informações para as matérias é outro ponto crucial. Uma fonte de qualidade, que detenha um bom conhecimento sobre o tema escolhido para a matéria e que, acima de tudo, auxilie na coleta de informações rapidamente pode fazer a diferença na qualidade final do produto.
Colhidas as informações, é hora de transformar tudo em notícia, em textos amigáveis, diretos, que sejam capazes de passar a mensagem corporativa com profissionalismo e precisão. Nessa hora, o apoio de uma empresa especializada é fundamental.
Por fim, mas absolutamente não menos importante, é preciso um calendário reverso, ou seja, que todos os profissionais envolvidos estejam cientes de que, em tal dia, o material deve estar nas mãos do público-alvo. Em outras palavras, é preciso que alguém tome as rédeas do processo e cobre cada peça sobre suas responsabilidades e sobre seu tempo.
E engana-se quem der menos importância a esse tema. Não há veículo de comunicação eficiente que funcione sem periodicidade definida e, acima de tudo, cumprida. É a frequência que dará o toque final ao produto, junto à qualidade de seu conteúdo, sua criatividade gráfica e, claro, o caráter de seu conteúdo.
Sim, sempre haverá a possibilidade do apoio de outras ferramentas de comunicação. Afinal, mensagens são e devem ser passadas todo o tempo, de preferência por diversos canais, com conteúdos diretos e adaptados a cada tipo de mídia. Mas aí já estamos falando de uma estratégia de marketing mais definida, com estruturas e braços suficientes de produção à disposição.
Por enquanto, neste artigo, ficamos apenas na Newsletter. Mais adiante abordaremos outras ferramentas tão ou mais eficientes, dependendo do objetivo e da mensagem que queremos passar.
Mas não se engane. Com qualquer canal ou veículo, vamos sempre precisar voltar ao nosso primeiro parágrafo para responder nossas três perguntinhas do milhão. O que? Para quem? Quando?
Por: Ricardo Pinheiro