Para muita gente a afirmação do título é lugar comum. Afinal, sim, todos os eventos corporativos são ferramentas de comunicação de um jeito ou de outro. Mas aqui me refiro à estratégia da Comunicação Corporativa, que, por incrível que pareça, nem sempre trata seus eventos como parte integrante de um planejamento maior.

É muito comum empresas – em especial aquelas que não possuem departamentos de Comunicação, Marketing ou Recursos Humanos bem definidos – optarem por participar ou por montar seu próprio evento de maneira isolada, sem uma preparação ou uma estratégia pré-definida.

Como toda comunicação, os eventos corporativos precisam seguir o mesmo processo da linguagem com o emissor, nesse caso empresas, marcas e produtos que buscam conexão presencial com o público receptor, que por sua vez podem ser colaboradores, clientes, prospects, leads ou consumidores.

Público de eventos corporativos

Para que essa comunicação seja produtiva, conhecer o público-alvo, seus interesses e desafios profissionais são fundamentais para criar empatia e o desenho da experiência do evento, apoiado por recursos que se comunicam através da visão, audição, paladar, olfato e tato, criando sensações conforme as mensagens que se quer transmitir. O mesmo acontece com a cenografia, aromas, alimentos, música e o que mais for preciso para se conectar com o público.

Para que esses conceitos e ideias sejam claramente tangíveis são necessários bons fornecedores, a começar pela agência, que poderá ajudar no processo de definição estratégica da comunicação, dando às mensagens chave uma roupagem especial, desde a criação de temas, escolha de imagens, sugestões de ações interativas e criação de experiências que fixarão a mensagem na lembrança dos participantes.

Assim, convenções de vendas, lançamentos de produtos, coletivas de imprensa, eventos esportivos, participação em expos, festa de final de ano e todas as oportunidades de conexão presencial com seu público de interesse precisam ser pensadas de maneira integral, como verdadeiras ferramentas de comunicação, mas que levam sua mensagem por meio do contato humano.

Contar com uma agência especializada em comunicação e eventos corporativos pode trazer muitos benefícios ao seu negócio, gerando congruência de todas essas ferramentas, para que sua mensagem interna ou externa seja inesquecível para seu convidado.

Para quem montar um evento? O que falar? Como falar?

A palavra da moda é “Persona”.

Uma pessoa fictícia, criada a partir de fatos reais, de quem podemos chamar a atenção por uma dor a ser curada ou um sonho a ser realizado. As empresas, em especial no Marketing Digital, buscam se conectar as suas personas fornecendo a elas opções de conteúdo, produtos e serviços que atendam a ambas as situações.

Por sua vez, para criar essa conexão, a empatia é uma ferramenta única. Trata-se da “capacidade de se colocar no lugar do outro, sendo o outro, conhecendo seus pontos de vista e background, sem julgamentos, sem conselhos”. Basta entender que a dor do outro também é sua. Nesse formato mais próximo, a Empatia transforma relações entre as pessoas, nos tornando mais humanos.

Mas como levar essa capacidade de entendimento para um formato mais distante. Como me conectar com quem eu não conheço? Como usar a empatia para humanizar meu evento?

Nesse processo, a empatia não será apenas entre 2 pessoas ou duas empresas. Ao contrário. Normalmente ela deve acontecer entre uma empresa e muitas pessoas que representam outras empresas. Em outras palavras, o cliente do meu cliente.

Ou seja, em eventos corporativos é fundamental definir a persona dos participantes, para se possa traçar a estratégia de comunicação e as ações de engajamento que serão utilizadas para levar a mensagem do evento de forma atrativa, clara e humanizada.

E vale tudo para criarmos essa tal de empatia. Todos os detalhes precisam estar sobre a mesa. Das dores dos clientes aos desejos de seu público, tudo precisa fazer parte do bom e velho briefing.

Já para montar tudo isso, a jornada de um evento corporativo começa com uma pergunta estratégica. Por que nossa empresa fará/participará desse evento? Quais os objetivos? Qual público vamos atingir? O que queremos falar para esse público? Como isso se traduz em conceito visual, cenografia, mobiliário, paisagismo, iluminação, sonorização, buffet, projeção, apresentações, atrações, ativações, ou qual a outra ideia?

Cada dia mais, no mundo digital, cometemos o erro de ficamos distantes das pessoas. Afinal, precisamos de velocidade. Mas quando esses profissionais estão em um evento, gestos simples e antigos como a troca de cartões e o antigo aperto de mãos criam oportunidades reais de conexões com clientes e prospects, o que fortalece nossos negócios de maneira única.

Isso vale, especialmente, para equipes comerciais, que precisam estar engajadas na mensagem e na construção do evento, sem o que não haverá resultados concretos no pós-evento.

Por mais digital que o mundo tenha se tornado – e isso é muito bom -, pessoas ainda compram de pessoas e não de “Personas”. E tanto melhor se houver confiança e empatia entre elas.

Por: Renato Tura e Ricardo Pinheiro